11 hyppigt stillede spørgsmål om sygefravær: Bliv klogere på, hvordan du som leder nedbringer sygefraværet

Mange virksomheder og organisationer oplever sygefravær som et stort problem, men faktisk viser erfaring og forskning, at man som arbejdsgiver kan gøre meget for at forebygge og sænke sygefraværet på arbejdspladsen. Vi besvarer her de mest hyppige spørgsmål, vi bliver stillet. Læs dem for at blive klogere på, hvad du som leder kan gøre for at sænke sygefraværet og skabe større trivsel på din arbejdsplads.

Hvad kan vores høje sygefravær skyldes?

Der kan være flere årsager til et højt sygefravær, og at udpege den konkrete grund kan være en vanskelig størrelse. Men det kan for eksempel skyldes mangel på håndtering af sygemeldinger, konflikter mellem kolleger, eller at man ikke tager mistrivsel i opløbet.

For at forstå hvad fraværet skyldes – og ikke mindst hvor I med fordel kan sætte ind – har vi udviklet Sygefraværspaletten, der giver overblik over de elementer, som kan spille ind, når sygefraværet skal forebygges eller sænkes.

Hvad skal der til, for at vi lykkes med at nedbringe sygefraværet?

Hvis I har et ønske om at nedbringe sygefraværet, bør I overveje at se nærmere på de forskellige elementer i vores sygefraværspalette. Ved at indtænke samtlige elementer, kan I finde ud af, hvor skoen trykker. Dertil kan det nævnes, at ét af de væsentligste parametre for at lykkes med forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet, er når hele arbejdspladsen arbejder sammen.

Hvordan arbejder vi sammen om at få sygefraværet ned?

For at undgå en kollegas sygemelding, er det vigtigt at indse, at alle har en vigtig rolle – I har blot forskellige opgaver. Vi har forsøgt at opliste de væsentligste opgaver, I hver især har.

Ledelsen har en rolle i at udstikke den strategiske retning, så I sammen får sat et klart mål for, hvad arbejdet med sygefravær skal føre til, samt hvordan det kan gavne løsningen af kerneopgaven. Du som leder har mange opgaver, der relaterer sig til sygefraværspaletten. Det indebærer blandt andet håndteringen af sygefravær både hos den sygemeldte og de tilbageværende medarbejdere gennem tillidsfulde dialoger. En anden vigtig opgave er at følge sygefraværsdata systematisk og handle på mønstre både på gruppe- og individniveau. Dertil skal du som leder skabe en kultur, hvor medarbejderne er opmærksomme på hinanden.

De tillidsvalgte (AMR og TR) og ledelsen skal arbejde sammen om at skabe et godt arbejdsmiljø, der forebygger sygefravær, og iværksætte indsatser, som kan nedbringe sygefraværet. De tillidsvalgte er desuden en vigtig kilde til at opfange forhold hos medarbejderne, som kan øge risikoen for sygefravær. En tillidsvalgt kan være bisidder for en medarbejder ved sygefraværssamtalen, hvis der er ønske herom. Vedkommende skal i den forbindelse have for øje, at fokus både skal være på den sygemeldte og på det fælles bedste.

Medarbejderen har til opgave at være opmærksom på sig selv og mærke efter, hvornår en kollegas sygemelding har negativ effekt på egen trivsel og velvære.

Hvis I har en HR-person eller -afdeling, kan denne være en stor hjælp til dig som leder. Her kan du blandt andet opnå juridisk støtte, hvis du har tvivlsspørgsmål om, hvad du må spørge til, hvornår nok er nok, og hvornår den ene medarbejders sygefravær påvirker løsningen af kerneopgaven så meget, at det enten går ud over kerneopgaven eller de tilbageværende medarbejdere.

Kan jeg som leder undgå sygemeldinger?

Det korte svar er nej. Der vil altid være sygdom, der kræver fravær, som for eksempel forkølelse, influenza eller mere alvorlige sygdomme. Men flere forhold i arbejdsmiljøet kan lede til sygdom og sygefravær, så her har du som leder et stort ansvar. Du kan arbejde aktivt med forebyggelse og håndtering ved blandt andet at være tæt på dine medarbejdere og afholde samtaler – både formelle og uformelle – for at tage mistrivsel i opløbet.

Hvordan finder jeg ud af, hvad sygefraværet handler om?

Som leder må du lovmæssigt ikke spørge ind til, hvad dine medarbejdere fejler. Og ret beset er det heller ikke det mest interessante for dig. Mere interessant er det at finde frem til, hvad der skal til for at få medarbejderen tilbage på arbejdet. I mange tilfælde er medarbejderen sjældent 100 % uarbejdsdygtig og kan måske – ved få justeringer – arbejde i et givent omfang. Et godt råd vil derfor være, at I sammen dykker ned i, hvad der skal til, for at medarbejderen kan komme tilbage. Vær nysgerrig på, om der er nogle særlige forhold, der gør din medarbejder syg, eller hvorvidt der er noget på hjemmefronten, der driller, så medarbejderen kan have brug for særlige hensyn i en periode. Det kan fx være omlægning af arbejdsopgaver og -belastning, fleksible arbejdstider eller noget helt tredje.

Mange falder i den grøft, hvor samtalen kommer til at handle om, hvad medarbejderen fejler og vedkommendes sygdomshistorie, men i virkeligheden er det bedst for alle parter at finde frem til, hvad der skal til, for at medarbejderen atter trives og kan udføre sit arbejde.

Det er derfor vigtigt, at du som leder tager initiativ til en samtale og herigennem får skabt et tillidsfuldt rum, hvor medarbejderen føler sig tryg, og hvor vedkommende kan dele ud af udfordringer og bekymringer.

Vi oplever en del korttidsfravær – hvordan finder jeg ud af, hvad det handler om?

Hvis du som leder oplever en del korttidsfravær eller ’drypvist’ fravær på arbejdspladsen, hvor medarbejderne er fraværende enkelte dage uden nogen åbenlys årsag, er du langt fra den eneste. Heldigvis er der en række skridt, du kan tage for at finde ud af, hvad det handler om.

Først og fremmest har du brug for data til at fortælle dig omfanget af fraværet. Langt de fleste virksomheder har i dag adgang til fraværsdata fx via vagtplaner eller lønsystemer.

Når du dykker ned i data, er det interessant at kigge nærmere på, om særlige mønstre tegner sig. Fordeler fraværet sig på flere personer, hvorfor der er behov for en gruppeindsats, eller er det blot enkelte medarbejdere, der er tale om? Vær også nysgerrig på, om fraværet fx altid falder på en mandag eller en fredag, om det særligt er i måneder uden helligdage eller ferie, eller om det oftest ligger i forlængelse af en ferie. Det er mønstre som disse, der kan give dig et hint om, hvad der særligt gør sig gældende hos jer.

Herefter kan du invitere til en individuel samtale med den eller de pågældende medarbejdere. Gå ind til samtalen lyttende og med nysgerrighed, og vær klar over, hvilke forandringer du ønsker. Fremlæg altid data for medarbejderen, så I har noget konkret at tage udgangspunkt i. Det gør det også automatisk lettere at sikre, at samtalen kommer til at dreje sig om, hvordan I sammen finder en løsning.

I mange tilfælde kan en god dialog og små justeringer være med til at tage noget i opløbet. Forskning viser nemlig, at jo flere fraværsperioder en person har, jo større risiko er der for langtidsfravær.

Hvordan får jeg mine medarbejdere til at sige til i tide, inden de sygemeldes?

For at få medarbejderne til at sige til i tide og dermed undgå sygemeldinger, er det vigtigt at skabe et miljø, hvor de føler sig trygge. Vær også opmærksom på ændringer i medarbejdernes adfærd eller præstation – fx ændringer i humør, produktivitet, engagement eller fravær. Jo tidligere du opdager tegnene, jo tidligere kan du handle.

Rollemodeller og ledelsesmæssig støtte er altafgørende i skabelsen af en sund arbejdskultur og -balance. Vis interesse for medarbejdernes trivsel, vær lydhør og støttende, og skab et miljø, hvor det er acceptabelt at bede om hjælp og tage tid til sin mentale og fysiske sundhed.

Det er desuden vigtigt, at du som leder er tilgængelig for dine medarbejdere, så de ikke føler, at de trænger sig på, når de har brug for at tale med dig.

Sørg for, at du ikke er ene om at holde øje med tegn på mistrivsel. Det kan eksempelvis være ved at skabe en tillidsfuld kultur, hvor I drøfter, hvordan alle kan være opmærksomme på hinanden – blandt andet ved at etablere buddy-ordninger m.m.

Hvordan tager jeg bedst hånd om de tilbageværende medarbejdere, når en af deres kolleger sygemeldes?

Når en eller flere kolleger sygemeldes i længere tid, kan det påvirke de tilbageværende medarbejdere arbejdsmæssigt og evt. følelsesmæssigt. Heldigvis findes der måder, hvorpå du som leder kan tage hånd om dine medarbejdere i sådanne situationer.

Sørg for at kommunikere åbent og ærligt, og informér medarbejderne om sygemeldingerne, samt hvordan det kan påvirke arbejdsgangen den næste tid. Her er det vigtigt at få talt om, hvordan I løser opgaverne, og hvad der skal prioriteres under den sygemeldtes fravær.

Vis anerkendelse og værdsæt medarbejdernes ekstra indsatser. Ros dem for deres engagement og fleksibilitet i en udfordrende situation, da det bidrager til oprettelse af motivation og trivsel.

Og apropos trivsel er det vigtigt, at de tilbageværende medarbejdere mærker støttemekanismer og har ressourcer til rådighed. Det kan blandt andet omfatte stresshåndtering eller ressourcepersoner, de kan henvende sig til.

Hav desuden fokus på at fremme en samarbejdskultur, og opfordr til gensidig hjælp og støtte, hvor medarbejderne kan trække på hinandens kompetencer og ressourcer. Det kan styrke samarbejdet og opretholde produktiviteten.

Hvad kan kollegerne til den sygemeldte gøre for at få vedkommende hurtigere tilbage?

Som leder kan du forsøge at italesætte over for dine medarbejdere, at de hver især spiller en væsentlig rolle i en kollegas tilbagevenden til arbejdet – eksempelvis ved at udvise omsorg og spørge, hvordan kollegaen har det. De kan desuden spørge, om de kan gøre noget for at lette arbejdsbyrden, mens den sygemeldte er væk.

Derudover kan de forsøge at holde kontakten med den sygemeldte ved at sende en venlig besked, ringe eller komme på besøg, hvis det er passende. Det viser den sygemeldte, at kollegerne tænker på vedkommende. Vær dog opmærksom på at respektere hans eller hendes behov for hvile og privatliv. Nogle kan have brug for mere privatliv og tid til at komme sig, mens andre sætter pris på støtten.

Hvordan kan de forskellige aktører i fællesskab nedbringe sygefraværet?

Som tidligere nævnt er det ikke blot dig som leder, der har opgaver, når en af dine medarbejdere er fraværende grundet sygdom. Det er vigtigt, at du får de andre aktører på banen, så I i fællesskab arbejder sammen og inkorporerer sygefraværsindsatsen i dagligdagen. Det kan blandt andet være ved at gøre sygefravær til et fast punkt på dagsordenen ved eksempelvis TRIO- eller AMO-møder, hvor I taler om det generelle billede og de ting, der foregår på gruppeniveau.

Hvordan kan vi ændre kulturen for og holdningen til, hvornår man melder sig syg?

At ændre kulturen og holdningen til, hvornår man melder sig syg, kræver en bevidst og målrettet indsats.

Her har vi listet nogle konkrete trin, der kan hjælpe med at skabe en ændring:

Det er afgørende, at ledelsen på arbejdspladsen er engageret i at ændre holdningen til sygemeldinger. Ledelsen skal være et forbillede og vise, at de prioriterer medarbejderes sundhed og trivsel.

Sørg for, at der er klare og tydelige politikker og retningslinjer for sygefravær på arbejdspladsen. De skal kommunikeres effektivt til alle medarbejdere, så der er klare forståelser af og forventninger til procedurer ved sygdom.

Giv medarbejderne information og uddannelse om vigtigheden af ​​at informere om sygdom i tide og om virksomhedens politikker. Skab bevidsthed om, hvordan man med tidlig indgriben kan undgå længerevarende fraværsforløb.

Skab en arbejdskultur, hvor medarbejdere føler sig trygge ved at melde sig syge, når de er syge, og komme på arbejde, når de er raske. Dette gøres blandt andet ved at have kontinuerlige dialoger i fællesskabet, hvor I drøfter holdningen til, hvornår man er for syg til at komme på arbejde, og hvad man fx gør, hvis man har en off-dag. Opfordr til åben kommunikation, og vis forståelse og støtte over for medarbejdernes helbredsmæssige behov.

Husk, at ændring af kultur tager tid og kræver en konsekvent indsats. Det er vigtigt at være vedholdende og tålmodig i processen med at ændre holdningen til fravær og nærvær på arbejdspladsen.