Derfor faldt sygefraværet i Nordfyns Kommune i COVID-tiden – og derfor forblev det nede

Det er bare ikke et særlig godt tidspunkt lige nu. Den sætning kunne Nordfyns Kommune nemt have brugt til at bakke ud af deres sygefraværsprojekt, der startede på nogenlunde samme tid, som anden bølge af COVID-19 ramte. Men det gjorde de ikke. I stedet endte de med et sygefravær, der ligger markant under kontrolgruppen – og som stadig falder.

– Selvfølgelig mærkede vi tilstedeværelsen af en pandemi, der havde godt fat i vores hverdag, og mange ting blev skubbet. Men vi tænkte ikke på noget tidspunkt, at vi ikke skulle gennemføre projektet. Det er det for vigtigt til.

Louise Knudsen er projektleder i Nordfyns Kommune og har stået i spidsen for sygefraværsprojektet på dagtilbudsområdet. Hun er ikke i tvivl om, hvad der lå bag det forhøjede sygefravær på området:

– Vores medarbejdere er skønne, omsorgsfulde mennesker – ellers ville de ikke vælge at arbejde med børn. Men omsorgen for hinanden kunne til tider godt tage overhånd, så man endte med at opfordre hinanden til at tage en sygedag, selvom man måske bare havde en off-dag. Samtidig trak langtidssygemeldinger fraværsprocenten op, der var lidt usikkerhed blandt lederne i forhold sygefraværssamtalerne, og vi kunne se steder, hvor vi kunne forbedre trivslen via arbejdsfællesskaber.

Skab fælles ejerskab for sygefraværsindsatsen

Tue Isaksen og Anja Dahl Pedersen er de to konsulenter fra Human House, der hjalp Nordfyns Kommune med at lægge en konkret plan for de indsatser, der skulle sænke sygefraværet og holde det nede.

– Det helt overordnede formål var at nedbringe sygefraværet, og vi vidste, at det krævede indsatser både før, under og efter sygemeldingen – forebyggelse, håndtering og tilbagevenden. Vi kalder vores strategiske ramme for Sygefraværshuset, og vi var klar over, at vi skulle skabe et fælles ejerskab for sygefraværsindsatsen, hvis vi skulle i mål.

Ifølge Louise Knudsen stod det klart, at der især var to områder, der skulle arbejdes med: Lederne skulle styrkes i at håndtere sygefraværet. Og som led i den forebyggende indsats, skulle der fokus på stærke arbejdsfællesskaber og kerneopgaven, fordi det er det, der genererer trivsel på arbejdspladsen.

– Vi ved, at et godt arbejdsfællesskab har en positiv indvirkning på trivsel, stress og konflikter – og deraf også på sygefraværet. I et godt arbejdsfællesskab har alle kendskab til organisationens kerneopgave og ved, hvordan lige nøjagtig de bidrager til at løse den. På den måde undgår man, at det bliver individuelle synsninger, der afgør, hvordan opgaven bliver løst, og man bliver ikke presset af at forsøge at kontrollere noget, man hverken kan eller skal kontrollere.

En online projektopstart

Men der var stadig lige det der med en pandemi, nedlukning og usikkerhed blandt medarbejderne. Historisk kan vi se, at når vi bliver presset af eksterne begivenheder, vi vurderer som farlige, falder sygefraværet. Det gør det, fordi vi rykker sammen som flok, og så bliver de små ting ikke så vigtige længere.

– Tue havde gjort opmærksom på, at vi skulle forvente, at sygefraværet ville falde i starten af projektet. Dels fordi medarbejderne bliver ekstra opmærksomme på dem selv, når man starter et sygefraværsprojekt op, men også på grund af de mekanismer, som COVID-19 satte i gang. Det så vi også her, men til forskel fra kontrolgruppen skulle det her projekt altså sørge for, at det forblev i bund – og det gjorde det, fortæller Louise Knudsen.

Louise Knudsen mener, at det er tonesættende for et projekt at komme godt fra start, men den buldrende pandemi betød, at store dele af opstarten måtte rykkes online. Derfor blev det helt essentielt at fokusere på meningsoversættelsen – hvorfor er det, vi gør det her:

– At rykke vores kickoff online gjorde kommunikationen mere leveret og ikke så involverende, men vi kom udenom det på bedst mulig vis med en virtuel tavle og andre tiltag, siger Louise Knudsen og fortæller, at de hele vejen igennem projektet havde fokus på at tale om meningen med sygefraværsprojektet.

Trivsel og arbejdsfællesskaber får sygefraværet til at falde

Foruden indsatsen med stærke arbejdsfællesskaber, der arbejder ind i Sygefraværshusets tag, arbejdede ledere og tillidsvalgte også med sygefraværshusets øvrige byggesten: tydelig ledelse, fælles ejerskab, ordentlig statistik, systematiske samtaler og tidlige indsatser. De deltog i workshops, hvor de blandt andet drøftede konkrete lovgivningsmæssige forhold og meningen bag politikker, retningslinjer og brugen af data.

– Det er vigtigt at kende de konkrete rammer, lovgivningen og kommunens vejledninger, når man som leder skal tale sygefravær med en medarbejder. Vi er blevet langt mere bevidste om at bruge samtalerne til at tage hul på tilbagevendingssnakken med det samme. Det gør det nemmere for medarbejderen rent faktisk at vende tilbage, og vi kan få afklaret, om der er noget, han eller hun kan lave derhjemme.

– Samtidig begyndte vi at kigge på de konkrete data sammen med medarbejderne. Det gav os et værktøj til at tale om, hvordan sygefraværet rent faktisk så ud, i stedet for at samtalerne blev baseret på synsninger. Det gav et fælles grundlag, og vi kunne pludselig tale om, hvad vi kunne gøre ved det, i stedet for at tale om, hvordan det egentlig forholdt sig.

De gode resultater er kommet på baggrund af en helhedsorienteret indsats med udgangspunkt i Sygefraværshuset. Nu ligger arbejdet i at fastholde og brede læring og erfaring ud til resten af dagtilbudsområdet. Og sygefraværet? Det falder stadig.

Projektets resultater