Udviklingen må ikke gå i stå: Arbejdsmiljødage i Sønderborg Kommune med livestreaming og coronazoner

Op mod 300 arbejdsmiljørepræsentanter og ledere fra Sønderborg Kommune var samlet henover to dage, da kommunen i oktober afholdt deres supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Corona og forsamlingsforbuddet gjorde det ikke muligt for samtlige deltagere at være samlet i bogstavelig forstand, men det forhindrede ikke Sønderborg Kommune i at prioritere arbejdsmiljøet og sætte vigtige emner som arbejdsfællesskabet og det psykiske arbejdsmiljø på dagsordenen. Alt sammen under forhold, der tog nøje højde for de mange retningslinjer for forsamlinger under COVID-19. Human House bidrog med facilitering af workshops og oplæg via livestreaming.

– Der er vel ingen, der i deres vildeste fantasi forestiller sig, at vi sætter al udviklingsaktivitet i samtlige organisationer i stå fra marts 2020, og indtil alle har modtaget vaccinen et sted på den anden side af 2021?

Sådan siger Aase Henriksen, som er HR- og Arbejdsmiljøchef i Sønderborg Kommune, hvor de for nyligt har afholdt den årlige interne arbejdsmiljøbegivenhed, som man har gjort det igennem en årrække: Hvert år i uge 43 samles kommunens arbejdsmiljørepræsentanter og ledere til to dage med fokus på et for kommunen relevant arbejdsmiljørelateret emne. En vigtig begivenhed, hvor Sønderborg Kommunes arbejdsmiljøorganisation afvikler både den årlige supplerende arbejdsmiljøuddannelse, og hvor kommunens interne arbejdsmiljøpris også uddeles.

– Vi har prioriteret at gøre en ekstra indsats for at gennemføre events som dette og netop ikke lade udviklingen gå i stå. Vi har arbejdet fokuseret og konstruktivt på at finde ud af, hvordan vi – samtidig med at vi i den grad tager højde for COVID-situationen – faktisk kan bibeholde et udviklingsniveau i vores organisation. Det synes vi i Sønderborg Kommune er helt utroligt vigtigt, understreger Aase Henriksen.

Et stort og vellykket setup

Sønderborg Kommune havde fordelt deltagere ud på forskellige lokationer, så det på daværende tidspunkt gældende forsamlingsforbud på maks. 50 personer blev overholdt. Det tekniske udstyr, der var skaffet til anledningen, gjorde det muligt at livestreame oplæggene til alle lokationer, og deltagere kunne også byde ind med spørgsmål og drøftelser til oplægsholderne, som på enhver anden fysisk afholdt workshop. For at understrege følelsen af fællesskab havde kommunen arrangeret, at alle uafhængig af lokation fik den samme servering med madpakker, der blev bragt ud til stederne.

Anja Dahl Pedersen er erhvervspsykolog og chefkonsulent i Human House, og hun stod for programmet på andendagen af Sønderborg Kommunes arbejdsmiljødage. For Anja Dahl Pedersen var det en meget anderledes men positiv oplevelse at stå i spidsen for temadagen med så mange mennesker på så mange forskellige lokationer på samme tid uden at være i samme lokale som dem:

– Deltagerne var fordelt på syv lokationer, som hver især var inddelt i coronazoner, så alle forholdsregler var taget med i betragtning. Jeg var med via storskærme, hvor jeg kunne styre slagets gang på en interaktiv skærm. Jeg befandt mig i et andet rum end deltagerne sammen med en producer, som sørgede for, at alt det tekniske spillede, forklarer Anja om dagen, hvor programmet fra klokken 8 til 15 bestod af en variation af oplæg og workshops med gruppearbejde, der var forberedt inden, så der på de respektive lokationer lå materiale klar til deltagerne.

– Det fungerede rigtig godt, og der lå et kæmpe forarbejde forud for temadagen, som var helt afgørende for, at vi alle havde en god oplevelse. Vilkårene fordrer lige nu, at vi gør tingene anderledes, og selvom det aldrig vil være det samme som at mødes fysisk, at kunne se sine deltagere i øjnene og have den direkte og spontane dialog, så var det et meget fint alternativ og en god oplevelse at stå i spidsen for Sønderborg Kommunes temadag, siger Anja Dahl Pedersen, der ikke er et nyt bekendtskab for Sønderborg Kommune.

Det er vigtigt, at undervisningen er nærværende på trods af distancen

– Vi har i kommunen arbejdet sammen med Anja Dahl Pedersen igennem længere tid, og vi havde derfor en naturlig tillid til, at Human House kunne stå for at afholde dagen også i det her markant anderledes format, supplerer Aase Henriksen.

Hun forklarer, at man i kommunen arbejder aktivt med OLFA-modellen og arbejdsfællesskaber som helt centrale emner i dagligdagen. Derfor var Anja Dahl Pedersens dagsprogram særligt tilrettet Sønderborg Kommune med fokus på netop OLFA-modellen, arbejdsfællesskaber, krav i arbejdet og også en introduktion til den nye bekendtgørelse for det psykiske arbejdsmiljø.

Anja Dahl Pedersens største bekymring forud for eventet var, hvorvidt det ville lykkes at få undervisningen til at være nærværende, dynamisk og involverende trods afstanden, men bekymringen blev gjort til skamme:

– Jeg var i bund og grund i stand til at gøre, som jeg ville have gjort på en ordinær temadag, hvor bl.a. gruppeøvelser og refleksionsøvelser er vigtige for at skabe variation og dynamik. Og så tillod formatet, at der var plads til spontanitet og en afslappet stemning. Jeg havde ikke direkte kontakt og kunne ikke se deltagerne i øjnene, så på den måde kunne jeg ikke interagere direkte med mit publikum, men den interaktive skærm gjorde det muligt at markere, pege og skrive løbende ’live’. Præsentationen fremstod derfor heller ikke fastlåst, og deltagerne havde mulighed for løbende at skrive spørgsmål og sende stemningsbilleder til mig, siger Anja Dahl Pedersen og forklarer videre, at der på dagen også var en sundhedsvejleder til stede, som kom på tre gange og via skærmen guidede deltagerne til fysiske øvelser for at få afveksling og lidt gang i blodomløbet.

Også Aase Henriksen ser tilbage på oplevelsen med begejstring og gå-på-mod:

– Det kan faktisk lade sig gøre, at folk kan deltage aktivt og opleve, at de er en del af noget større. Det var rigtig spændende at prøve det her nye format: At tænke ud af boksen og have så mange mennesker med i en aktivitet virtuelt. Vi har fået meget positive tilbagemeldinger fra deltagerne, for selvom der vel ikke er tvivl om, at folk helst vil mødes fysisk, er det, at vi faktisk kan gennemføre en aktivitet med 300 mennesker den ene dag og 225 mennesker den anden, jo faktisk ret sejt, konstaterer HR-chefen med rette.