Hold fast i arbejdsfællesskabet og de positive erfaringer, krisen har givet os

Mange af os har fortsat udsigt til at skulle arbejde fra hjemmekontoret et stykke tid endnu, indtil coronasmitten i samfundet igen kommer på rette kurs. Men hvad sker der med arbejdsfællesskaberne nu, hvor mange af os savner hverdagen, som vi kendte den? Og hvad skal ledere og medarbejdere gøre for at fastholde de positive forandringer, som mange arbejdspladser har oplevet under hjemsendelsen, når vi engang vender tilbage? Det kommer erhvervspsykolog i Human House Tue Isaksen med sit bud på her.

”Coronakrisen har lært os, at når vi bliver tvunget til at skære ind til benet, bliver det tydeligt, hvad det er for en kerneopgave, vi er fælles om at løse på arbejdspladsen. Det blev vi tvunget til at gøre tilbage i foråret, og for mange har det været en stor øjenåbner, der har gjort arbejdsfællesskabet tydeligt,” forklarer Tue Isaksen og fortsætter:

”Men der er et tidsperspektiv, som vi bliver nødt til at have in mente: Der er ikke noget menneske, som kan holde til at være presset af en ekstern trussel i for lang tid, uden det har en negativ konsekvens. Derfor er det vigtigt at acceptere, at det er hårdt, og at det påvirker os, at vi sidder hjemme. Det kan vi ikke komme udenom. Vi skal i stedet fokusere på, hvad vi kan gøre for at fastholde arbejdsfællesskabet.”

Fokuser på arbejdsfællesskabet – så følger det psykiske arbejdsmiljø med
Den mathed, som kan følge af at sidde hjemme i lang tid, vil vi ofte forbinde med, at der er et problem med den enkeltes psykiske arbejdsmiljø. Men det er ifølge Tue Isaksen ikke der, lederen skal sætte ind for at rette op på ubalancen. Derimod skal lederen facilitere mødesituationer, der gør det nemt at forholde sig til den fælles opgave:

”Lederen skal skabe en følelse af kontrol og en positiv forventning hos den enkelte. Når vi har skabt det, følger det psykiske arbejdsmiljø med, fordi netop følelsen af kontrol er den bedste forudsætning for et psykisk velbefindende. Den medarbejder, som sidder hjemme og føler sig isoleret, vil få det bedre af at have konkrete opgaver og ansvar, fordi personen dermed tydeligt kan se sit eget positive bidrag til arbejdsfællesskabet.”

Helt konkret skal lederen uddelegere opgaver inden hvert møde, så hver medarbejder ved, hvad vedkommende skal bidrage med, og har mulighed for at spørge om hjælp hos leder eller kolleger efter behov. Dermed får hver eneste medarbejder en følelse af at have gang i noget vigtigt og være en del af virksomheden, selvom der er fysisk afstand til kollegerne.

Driftsmøder er mere effektive online
Det er vigtigt, at lederen er god til at organisere virtuelle møder for at undgå den klassiske fælde, som er, at online møder afvikles på nøjagtig samme måde som fysiske møder med ’rundt om bordet’-snak og åbne spørgsmål.

”Når vi holder driftsmøder, skal vi ikke tale om, hvordan hver af os har det. Det skal vi håndtere bilateralt, for ellers bliver det nogle tunge og lange møder. Det kan vi gøre, når vi er sammen fysisk, men vi kan ikke gøre det virtuelt,” siger Tue Isaksen.

”Det med hele tiden at have fokus på opgaven – det er arbejdsfællesskabet – det gælder også på driftsmøder, og det har en gavnlig effekt. I stedet for at stille åbne spørgsmål, skal vi stille direkte spørgsmål specifikt henvendt til den enkelte, som »Jens, hvad tænker du om det her?«. Og når alle mødedeltagere har fået en opgave på forhånd, bliver det naturligt for hver af os, hvad vi skal byde ind med under selve mødet.”

Når lederen har faciliteret nye møderammer, som passer til det virtuelle set-up, har hver medarbejder samtidig et ansvar for at deltage aktivt, løse sine opgave og ikke mindst sparre med kollegerne:

”Hos den enkelte medarbejder ligger der et ansvar i at arbejde sammen om tingene. Det betyder, at hver eneste medarbejder har et ansvar for at åbne munden og bede om hjælp – og ikke mindst at tilbyde hjælp, hvis andre har behov for det. Og den enkelte medarbejder har også ansvar for at bruge og deltage i de muligheder for samarbejde, som ledelsen faciliterer, frem for at trække sig ud og ordne alting selv.”

Lederen skal lægge en plan
En anden vigtig opgave for lederen er at planlægge, hvordan de gode ting, arbejdspladsen har lært som følge af nedlukningen, bibeholdes, når medarbejderne kan møde ind på arbejdspladsen igen.

”Det er vigtigt, at den vurdering bliver lavet med udgangspunkt i opgaven – ikke i det psykiske arbejdsmiljø. For hvis du spørger medarbejderne, vil de fleste sige, at de glæder sig til at holde fysiske møder igen. Men det, vi har fået øje på under coronakrisen, er, at vores fysiske driftsmøder kan løses bedre og mere effektivt i det nye, virtuelle set-up. Derfor skal vi ikke tilbage til de gamle vaner.”

For at få synliggjort fordelene kan lederen stille et simpelt spørgsmål: På hvilken måde har opgaven været tjent med at gøre tingene anderledes? Er opgaven blevet løst bedre, så skal vi holde fast i det nye, men er opgaven ikke løst bedre, skal vi tilbage til det, vi havde før. Spørgsmålet har også den fordel, at det bliver tydeligt for medarbejderne, hvilke fordele de selv har ved at holde fast i de nye rutiner:

”I stedet for at sige, at vores driftsmøder er blevet mere effektive generelt, kan lederen lægge fokus på, hvad det reelt har givet gruppen eller arbejdspladsen med den effektivitet. Jeg har f.eks. arbejdet sammen med en afdeling i en kommune med 15 medarbejdere, som har regnet ud, at de har sparet 42 timer om ugen på driftsmøder alene ved at holde dem online. Plus at deres borgere oplever, at de havde bedre tid til at tale med dem. Det er både konkret og motiverende for medarbejderne, så det skal frem i lyset,” afslutter Tue Isaksen.

Arbejdsfællesskabet kort fortalt

Det primære
Et arbejdsfællesskab findes, når løsningen af kerneopgaven er det mål, vi alle har for øje i vores arbejde, og når den er omdrejningspunkt for alle handlinger

Det sekundære
Når medarbejderne løser kerneopgaven, opnår de en større oplevelse af kontrol i deres arbejde, hvilket fører til større mental sundhed

Det største bump på vejen
Den stigende individualisering, som vi ser på arbejdspladser i dag, er den største udfordring for arbejdsfællesskabet