Projektarbejde bliver en større og større del af arbejdet på mange arbejdspladser – ikke mindst i kommunerne. Det kunne vi blandt andet se i den rundspørge, vi lavede i efteråret 2019 om det kommunale projektarbejde. I denne artikel dykker vi ned i en række tematikker, der kendetegner projektarbejdet i danske kommuner, og vi kaster lys på særligt tre områder, hvor der er plads til forbedring. Klik her for at se den sammenfattende infografik om projektlederundersøgelsens vigtigste resultater. 

Projektlederundersøgelse viser mangel på evaluering, erfaringsudveksling og videndeling

I en travl hverdag er det desværre ofte evalueringen, der forsømmes. Kommunernes medarbejdere løber i forvejen stærkt og har ofte gang i flere projekter på samme tid og sideløbende øvrige arbejdsopgaver. Derfor bliver evalueringen ofte nedprioriteret eller helt udeladt. Det er meget ærgerligt, for det øger risikoen for, at vigtig viden går tabt, og at samme udfordringer og fejl kan optræde igen i senere projekter.

Vores projektlederundersøgelse viser, at hver tredje kommunalt ansatte medarbejder ikke synes, at videns- og erfaringsdelingen er god nok.

Man bør derfor planlægge evaluering allerede fra starten af projektet og stille sig disse spørgsmål: Skal vi evaluere løbende eller afslutningsvis? Hvis vi slet ikke skal evaluere, hvad er så grunden til det? Hvad skal der evalueres på – produkt, proces, samarbejde, effekt, aktører? Der skal ofte ikke mere til for at sikre vidensdeling på tværs af organisationen, hvilket kan hjælpe med at sikre kontinuitet og kvalitetsforbedring for fremtidige projekter.

Det skal understreges, at målet med evalueringen ikke i sig selv er, at alle projekter må og skal evalueres for at ende ud i lange evalueringsrapporter, men derimod at evalueringen bliver et bevidst til- eller fravalg og tilpasset det givne projekt.

Implementering og overgang til drift

I vores projektlederundersøgelse er der generelt mange, der indikerer, at de har brugbare modeller og værktøjer til arbejdet med selve projektet, men mangler hjælp til implementering og overgang til drift. Én respondent beskriver det således:

”Den virkelige udfordring opstår ved overgangen til drift – når indsatsen skal leve uden projektledelsens opmærksomhed.”

Og vedkommende står langt fra alene med den oplevelse – omkring 88 procent svarer, at de ofte eller nogle gange oplever udfordringer, når projektet skal overleveres til drift.

For at imødekomme denne problemstilling er det vigtigt med en klar drøftelse af, hvornår et projekt er slut, og en tydelig plan for implementerings- og opfølgningsfasen. Man kan med fordel indtænke overgangen til drift som et decideret led i projektprocessen og tidligere i processen involvere de relevante aktører, interessenter, borgere og/eller kolleger, der har med projektet at gøre, når det overgår til drift. På den måde får man skabt en større forståelse og ejerskabsfølelse, der kan udglatte den ofte udfordrende implementeringsproces.

Styring versus ledelse udfordret i projektlederundersøgelse

Flere kommunalt ansatte rapporterer, at de mangler mere viden om og flere værktøjer til selve ledelsesdelen af projektarbejdet. Vores undersøgelse viser, at medarbejderne i kommunerne føler, at de har værktøjerne til styringsprocessen af projekterne, men at de mangler værktøjer, der kan hjælpe med at lede projekter i den rigtige retning. Med andre ord savne de ledelsesmæssige kompetencer med fokus på emner som gruppedynamikker, kommunikation, motivation og rollefordeling. Det er derfor centralt, at kommunerne fortsat fokuserer på uddannelse og kompetenceudvikling for at klæde sine dygtige projektmedarbejdere endnu bedre på.

Klik her for at se den sammenfattende infografik om projektlederundersøgelsens vigtigste resultater. 

Læs mere om projektledelse her.