Uanset hvilken branche du er i, er tendensen i disse år et stigende behov for effektivitet, og der kommer flere og flere opgaver, der haster. Men bare fordi vi har fået flere opgaver, er vores hjernekapacitet altså ikke blevet tilsvarende opgraderet, hvilket betyder, at der er en naturlig grænse for, hvor hurtigt eller meget vi kan arbejde. Derfor er prioritering blevet en af de allervigtigste opgaver for dig som leder. Både når det gælder dine egne og dine medarbejderes opgaver.

Som leder kender du formodentligt til, at hverdagen hurtigt forsvinder i småopgaver, drift og brandslukning, og at dagen er omme, inden du har nået halvdelen af det, du gerne ville. For at nå mindre akutte – men absolut vigtige opgaver såsom forandrings- eller strategiledelse – tager mange ledere aftener eller weekender i brug. Og ifølge erhvervspsykolog Sara Lundhus er det helt forståeligt, at vi som ansvarsbevidste individer forsøger at opnå en følelse af kontrol ved at bekæmpe bunkerne af opgaver, når vi kan, og leve op til de formulerede eller oplevede forventninger, der er til os: ”Vi er alle fantastiske tidsoptimister, der tror, vi kan nå meget mere, end vi faktisk kan. Men det er ikke holdbart, at vi forsøger at nå vores urealistiske mål ved at bryde de biologiske grænser for vores egen præstation og udfordre vores behov for hvile og restitution. Det skaber en risiko for, at du som leder går ned med stress eller får skabt en usund kultur i organisationen, hvor det ikke er legalt at prioritere i eller sige nej til opgaver.”

Fokuser på din kerneopgave som leder
Der findes mange gode metoder til at prioritere egne lederopgaver, men ifølge Sara Lundhus er det vigtigste overordnet set, at du holder fokus på din kerneopgave. ”Hvad er det faktuelt, du som leder er ansat til? Hvad er det, du skal bidrage med, levere og præstere? Tag en dialog med din egen direktør eller chef, og sørg for at få afstemt løbende, om I er enige om, hvad og hvordan du bør prioritere i en travl hverdag. Alt for ofte glemmer ledere denne forventningsafstemning med deres egne overordnede, hvilket ikke kun er uhensigtsmæssigt for lederen selv, men faktisk for hele organisationen.”

Særligt fokus på selvledende medarbejdere
Sideløbende med prioriteringen af dine egne opgaver har du som leder et ansvar for at skabe en fælles forståelse for, hvordan dine medarbejdere skal prioritere deres opgaver og ressourcer. Det gør du bl.a. ved at skabe en dialog om, hvordan arbejdsfællesskabet og den enkelte ansatte prioriterer for bedst muligt at bakke op om kerneopgaven: ”Du er nødt til kontinuerligt at bringe fokus på den fælles opgave, de ledelsesmæssige beslutninger og organisatoriske rammer for opgaveløsningen,” fortæller Sara Lundhus. Hun tilføjer, at du som leder bør være særligt opmærksom på de medarbejdere, der sidder med egne opgaver og selv har ansvaret for at prioritere deres tid og opgaver. Disse medarbejdere har nemlig en tendens til at tage ansvaret for at nå det hele på deres egne skuldre, hvis ikke du som leder lykkes med at få skabt en kultur, hvor det er legalt at prioritere i og flytte opgaver: ”Det er både en velsignelse og en forbandelse med selvledende medarbejdere. Den stigende effektivitet og opgaveløsningen forudsætter, at vores medarbejdere kan og må vurdere og træffe beslutninger selv. Det er til gavn for hele organisationen. Men konstellationen bærer samtidig på en risiko for at udløse en stressreaktion, hvis ikke selvledelse går hånd i hånd med en legitimitet til at udskyde eller sige nej til opgaver. Hvis der ikke eksisterer en sund prioriteringskultur, vil den selvledende ofte presse sig selv til det yderste for at nå det hele, hvilket kan medføre en stress-sygemelding. Og så er det vigtigt at huske, at når en ansvarsbevidst medarbejder vurderer det bedst at afvise eller skubbe en opgave, giver det ofte mere kvalitet i arbejdet.”

Tag ansvar for at føre kursen ud i livet
Man kan vinde meget ved at lade medarbejderen have frie tøjler, og som leder skal du naturligvis være inddragende og lydhør. Men du skal også evne at omdirigere medarbejderens prioritering, hvis du er bekymret for mængden af arbejde, vedkommende påtager sig, eller hvis prioriteringen ikke stemmer overens med den kurs, der er sat. ”Det, der bliver allervigtigst fremadrettet, hvis vi skal kunne holde til dette hastigt accelererende arbejdsliv, er, at vi som ledere forstår nødvendigheden af at få prioriteret i vores egne og medarbejdernes opgaver.” fastslår Sara Lundhus.

”Vi bør som ledere kontinuerligt arbejde for at få skabt en opgavefokuseret prioriteringskultur, hvor vi sammen – som ledere og medarbejdere – hjælper hinanden med at sikre, at de prioriteringer, vi foretager, gør os langtidsholdbare i en fortsat mere krævende verden samt styrker opgaveløsningen og organisationen,” slutter hun.