Selvom hverdagen så småt indfinder sig rundt omkring på de danske arbejdspladser, kan det være svært at genfinde følelsen af at arbejde effektivt efter en lang, turbulent periode. Arbejdsopgaverne er måske blevet flere, samtidig med at vi skal genfinde gamle rutiner eller implementere nye. Erhvervspsykolog og ledelseskonsulent hos Human House Sara Lundhus fremhæver, at du som leder bør være opmærksom på at hjælpe dine medarbejdere til at genvinde både personlig effektivitet og balance – særligt i denne tid.

”Førhen arbejdede man ud fra devisen om, at bedre trivsel fører til bedre og mere effektive medarbejdere. Ligningen vender omvendt.” Konstateringen kommer klart og tydeligt fra Sara Lundhus, som følger op: ”Føler du dig effektiv, så trives du. Følelsen af at få udrettet noget, at rykke tættere henimod det mål, du har i sigte, dét er helt afgørende for din trivsel. Derfor er det en meget vigtig ledelsesopgave, at du som leder understøtter dine medarbejdere i at føle sig effektive.”

Hav altid afsæt i opgaven, men glem ikke prioriteringsprocessen

Når man taler om personlig effektivitet, ligger det implicit i begrebet, at der er tale om en individuel størrelse, for det er forskelligt fra person til person, hvordan og hvornår vi føler os effektive. For den ene kan det være, når vi sætter flueben og afrunder projekter og opgaver, for den anden kan det være, når vi kaster nye idéer op i luften, genererer nye projekter og skaber. Netop her bliver lederens vigtige rolle tydelig, for én af grundstenene til personlig effektivitet er at have et meget klart og veldefineret opgavemål, der er afstemt i forhold til medarbejderens og til virksomhedens forventninger, og som bliver sagt højt:

”Som leder skal du sørge for, at medarbejderen har fokus det rigtige sted og ikke i stedet kommer til at løbe efter de forkerte bolde. Sammen med medarbejderen skal du afstemme opgaverne og få dem prioriteret op imod målet eller kerneopgaven, og generelt er det at prioritere desværre en ledelsesopgave, der ofte bliver forsømt.

”Har du som leder ikke været tydelig omkring konsekvensen af prioriteringen, risikerer du, at medarbejderen sidder tilbage med en følelse af manglende overblik og usikkerhed, og det kan føre til ineffektivitet, spildte kræfter, overbebyrdelse og decideret nedsat trivsel. Som leder kan du hjælpe ved hele tiden at stille skarpt på målet og opfordre medarbejderen til at melde ud til resten af teamet af kolleger, hvor vedkommendes fokus er, og hvor det ikke er.”

Kalendergymnastik og den realistiske to do-liste

Har din medarbejder en tydelig prioritering af sine arbejdsopgaver på plads, vil det sandsynligvis også gøre det lettere at planlægge tiden realistisk, så medarbejderen opnår en følelse af at være effektiv og nå i mål. Men det kræver, at to do-listen er realistisk, for ellers kan det have den modsatte effekt:

”Nogle to do-lister har jo simpelthen ikke gang på jord,” siger Sara Lundhus, som ofte oplever, at listen kommer til at fungere som en dårlig samvittighed i form af en tydelig reminder om alt det, du ikke nåede i dag:

”Er to do-listen realistisk afstemt med lederen og kalibreret med virkeligheden, bør kalenderen også tages i brug som et effektivt værktøj. De store opgaver skal plottes ind først, så de mindre ikke ’forfører’ og kommer til at optage pladsen og mudre sigtbarheden i forhold til mål og kerneopgave.”

Udnyt kompetencer og præferencer

Som sagt er personlig effektivitet en subjektiv størrelse, og som leder har du derfor en opgave i at sørge for, at dine medarbejdere har en vished om og forståelse for, hvilket arbejdsmiljø og arbejdsopgaver, der bedst fungerer for dem. For hvis du arbejder under forhold eller med opgaver, der ikke passer til dig, får du svært ved at føle dig effektiv, understreger Sara Lundhus slutteligt:

”Det siger sig selv, at det betaler sig, når dine medarbejderes kompetencer og præferencer bliver spillet i gang på bedst mulig vis – både for virksomheden som helhed, men også for hver enkelt medarbejder. En leder kan hjælpe medarbejdere til at kortlægge, hvad de føler fungerer bedst for dem. Foretrækker du at sidde blandt kolleger på storrumskontoret, eller har du brug for ro? Der findes mange gode værktøjer, der kan hjælpe os til at blive klogere på vores individuelle præferencer og vores interne samspil i team og arbejdsgrupper, så udvid dine medarbejderes værktøjskasse, så de bliver bedre i stand til at finde opskriften til personlig effektivitet og et balanceret arbejdsliv,” opfordrer erhvervspsykologen.

Bliv klog på dine egne eller dine medarbejderes præferencer og arbejdsstil – Prøv en Profil: Gratis inspirationsmøde om personlighedsværktøjer i september.